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Escolhendo um software de gerenciamento de impressora seguro | Blog
Escolhendo um software de gerenciamento de impressora seguro

Escolhendo um software de gerenciamento de impressora seguro

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Você já ouvir falar sobre Software de gerenciamento de impressoras? Com ele, é possível se beneficiar de diversos processos, como o controle de suas impressões, por exemplo. Nada melhor do que saber no que as impressões de sua empresa são gastas e assim, reduzir os custos da mesma sempre que possível.

Mas, a escolha deste sistema precisa ser bem feita, uma vez que a empresa que proporciona o serviço deve disponibilizar um sistema seguro, uma vez que, diversas informações sobre a sua empresa são solicitadas por ele e assim, disponibilizadas para quem faz o controle do software. Em seguida, separamos 4 dicas para que você escolha o Software de gerenciamento de impressoras ideal.

Como escolher o melhor software de impressoras?

1. Saber se ele detalha as atividades da impressão:

para que o Software de gerenciamento de impressoras realmente tenha uma utilidade para a sua empresa, é preciso saber os detalhes sobre ele. O que ele vai mostrar ao final do dia, da semana ou período que você estipulou para analisá-lo. Existem softwares que mostram até os horários de cada cópia ou se elas foram feitas no papel x. Isso auxilia e muito para que, se perceba quais são as pessoas que mais utilizam a impressora, se este uso tem sido exagerado e assim por diante. A empresa consegue mostrar ao funcionário no que ele precisa economizar com relação às impressões, se este for o caso.

2. Definir os valores da impressão:

a empresa pode definir quanto quer gastar por cada impressão e com o auxílio do Software de gerenciamento de impressoras, estipular a quantidade de folhas que poderão ser impressas. Por exemplo: depois de três mil impressões, o aparelho parará de imprimir. Assim, todas as pessoas que trabalham com a impressora terão conhecimento de que não podem imprimir mais do que este número e se esgotarem as impressões, durante o resto do mês deverão dar outro jeito quando precisarem. Outro lado positivo neste quesito é para quem aluga as suas impressoras. Neste caso, cada impressora terá um desempenho diferenciado e por isso, os valores a serem cobrado pelo aluguel podem ir sendo alterados.

3. Analisar os filtros e as especificações disponíveis:

existe a possibilidade de cobrança avançada, por exemplo, que identifica se a impressão é preta e branca ou colorida, o tamanho do papel, se é dupla face ou não. Essas especificações facilitam o controle de tudo o que é impresso, para que seja utilizado ao final do período determinado para análise e/ou cobrança. Outras possibilidades presentes em alguns sistemas é negar impressão de documentos que foram enviados de forma dupla, nem imprimir se o tamanho do papel não condiz. Isso permite que as coisas fluam e que determinados gastos desnecessários sejam evitados.

4. Observar como funciona o gerenciamento:

o Software de gerenciamento de impressoras precisa ser fácil de ser manuseado, para que qualquer pessoa tenha a possibilidade de administrá-lo, sem que se precise esforço para isso. Diferente disso, o processo não se torna vantajoso, uma vez que o que será reduzido com relação a custos de impressão será jogado fora com um sistema não entendido por ninguém. Verificar se o sistema possibilita treinamento também é essencial na hora da escolha.

Você já escolheu o seu Software de gerenciamento de impressoras?

Se sim, agora você só precisa aproveitar os benefícios que ele proporcionará para o seu negócio. Lembre-se de conhecer todas as funções disponibilizadas para que assim, nenhuma delas deixe de ser aproveitada.

O Software de gerenciamento de impressoras só tem o objetivo de facilitar as suas atividades, por isso é preciso permitir que isso realmente aconteça.

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