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Como fazer controle de impressão | Comando Cartuchos
Como fazer controle de impressão

Como fazer controle de impressão

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Todo gestor sabe que as atividades de cópia e impressão representam um custo para a empresa. O problema é que esta visão não costuma ser compartilhada pelos funcionários. Por conta disso, eles acabam gerando despesas que não eram necessárias. A boa notícia é que sabendo como fazer controle de impressão você pode evitar este problema.

Afinal, as tarefas em questão passam a ser gerenciadas para que tudo o que é impresso na organização fique registrado. Com isso, os desperdícios vão sendo eliminados em cascata. Pois, sem o mau aproveitamento de tinta, também não se gasta papel à toa e preservam-se melhor os equipamentos utilizados. Resumindo, os custos de impressão de todos os departamentos da empresa ficam sob controle.

O que constitui esta forma de gerenciamento?

Assim como em outras atividades do gênero, o que temos neste controle é um conjunto de técnicas, práticas e ferramentas. Elas servem para acompanhar tudo o que será impresso na empresa, independentemente do setor.

É importante ressaltar que o objetivo desta atividade não é o racionamento dos recursos do negócio. A ideia é utilizar melhor os equipamentos e insumos, de forma a evitar desperdícios. Até mesmo porque devemos considerar que a utilização adequada das impressoras vai impactar em diversos aspectos da empresa. Pode-se reduzir com isso desde a necessidade de manutenção dos periféricos até o consumo de energia elétrica. Sendo assim, a questão é de racionalizar o uso.

Como fazer controle de impressão?

Para começar, é fundamental que a infraestrutura de impressoras da sua empresa esteja bem organizada. De que modo isso é feito? Com servidores de impressão. Para quem não é da área de TI, vale registrar que esses podem ser equipamentos físicos (hardwares) ou programas (softwares). O que importa é que a empresa possua uma forma de organizar o fluxo de impressão.

A função do servidor será de centralizar os trabalhos realizados nos computadores da rede. Como tudo está em um único lugar, fica mais fácil para os gestores auditar ou conceder permissões. Os trabalhos ficam todos organizados em uma fila de impressão. Além disso, as informações de insumos também são registradas.

Aposte em um software de bilhetagem

Outro recurso fundamental para quem quer saber como fazer controle de impressão é o software de bilhetagem. Eles são aplicados na infraestrutura da sua empresa para que seja realizado acompanhamento de tudo o que acontece. É esta ferramenta que vai salientar os desperdícios através de comparações entre períodos. Aqui a origem de cada impresso é descrita de forma detalhada.

Outra possibilidade que estes programas trazem é a cota de impressão. Ao defini-la, a empresa passa a trabalhar com um limite para impressões e cópias. Também podem ser determinados controles para uso de tinta colorida. É possível ainda estabelecer os limites para usuários específicos ou setores. Por fim, o software também serve para rateio de custos graças aos registros que mantém.

Não esqueça da impressão segura

Com estes dois passos, o gerenciamento das suas atividades que envolvam imprimir ou copiar arquivos vai melhorar sensivelmente. Pode ser acrescentado ainda ao processo a impressão segura. Este é um passo a mais rumo ao controle e exige autenticação manual para confirmação daquilo que será impresso.

Depois de conferir como fazer controle de impressão você quer diminuir ainda mais os custos nesta área? Que tal descobrir o que fazer com cartuchos e toners vazios? A Comando Cartuchos trabalha com insumos para impressão. Acesse o nosso site e preencha o formulário para saber mais a respeito e tirar dúvidas sobre o assunto.

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