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5 dicas para você que está em busca de redução de impressões | Comando Cartuchos
5 dicas para você que está em busca de redução de impressões

5 dicas para você que está em busca de redução de impressões

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Diminuir os custos é essencial para sobreviver a momentos de crises, pagar dívidas e aumentar o lucro. Para isso, é preciso ficar atento a todos os detalhes e minimizar o gasto de energia com as lâmpadas, realizar a redução de impressões, entre outros custos que podem parecer pouco, mas fazem uma grande diferença em seu orçamento quando somados.

Você pode até não perceber, mas há muito material que é impresso em sua empresa sem a necessidade. Formulários, planilhas e documentos diversos, que poderiam ser todos feitos de forma digital, acabam se tornando um gasto mensal para a sua organização.

O que acha de mudar essa realidade e economizar? Confira dicas de como realizar a redução de impressões.

1 – Planilhas digitais ajudam na redução de impressões

A sua empresa ainda imprime planilhas? Está na hora de mudar essa realidade. Em tempos em que tudo é feito online, não há porque um funcionário imprimir tabelas para enviar para o chefe. Ele pode simplesmente mandar o formulário por e-mail ou compartilhar através de um link do Google docs.

Todo esse processo é simples, rápido e muito eficiente. Além de economizar papel e tinta, não há nenhum custo para ser implantado. Porém, se você quiser investir em melhorias e deixar tudo ainda mais otimizado, é hora de investir em um software de gestão.

Com ele, você terá acesso aos mais variados dados da organização sem precisar imprimir nem solicitar a ninguém. É só entrar no sistema e conferir tudo.

2 – Comunique-se online

Não é preciso imprimir comunicado de reunião para avisar a todos. As pessoas possuem e-mail! Envie com antecedência, uma mensagem para todos no e-mail para conquistar a redução de impressão.

Caso os colaboradores possuam celular da empresa, reforce o comunicado através de um SMS ou até mesmo por mensagem em WhatsApp. Esqueça o papel.

3 – Desligue o fax

A sua empresa ainda recebe fax? É hora de mudar isso! Nada de gastar dinheiro imprimindo documento recebido. Caso precisem enviar algo para a sua empresa, peça para escanear e mandar por e-mail.

É mais fácil, prático, rápido e econômico. Desligue o fax e avise aos parceiros!

4 – Assinaturas digitais ajudam na redução de impressões

Quantos documentos você precisa assinar diariamente? Para isso, os colaboradores acabam tendo que imprimir e levar até a sua sala, não é? O que acha de facilitar todo esse processo?

Não perca tempo nem dinheiro assinando documentos simples, como uma requisição de compra. Utilize assinaturas digitais em sua empresa e facilite a rotina de todos. Isso pode ser mais simples do que você imagina.

No próprio software Adobe Reader, é possível subir um modelo de sua assinatura para que você aplique em PDF e encaminhe, por e-mail, para o setor responsável.

É só salvar tudo em PDF para ter a certeza de que ninguém irá alterar o formulário. Está com medo de qualquer pessoa fazer isso por você? Não se preocupe! O procedimento é seguro e como será enviado do seu e-mail, que só você tem acesso, não há risco de ninguém burlar esse sistema. Experimente!

5 – Armazenamento em nuvem

Sabe aquelas caixas de arquivo, repletas de impressões, que ocupam espaço no escritório e gastam muita tinta? Elas não são mais usadas na maioria das empresas.

É isso mesmo, se a sua ainda tem isso ela está atrasada. Acontece que hoje em dia os documentos são virtuais e podem ser armazenados em segurança na nuvem.

Isso, além de ajudar na redução de impressão, faz com que você diminua o espaço usado para armazenamento de documento. Além disso, tudo ficará ainda mais seguro, já que mesmo que o computador estrague, tudo o que foi feito vai permanecer na nuvem.

Há diversas empresas que oferecem esses serviços como Google, Dropbox, Microsoft e Amazon.

Gostou das dicas? Está esperando o que para colocá-las em prática e conquistar a redução de impressões?

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